Bu kategorideki her tedarikçi belgelerin tam olduğunu söyler. Bu cümlenin bir maliyeti yok. Bilgi taşıyan şey, gelen dosyanın sipariş ettiğiniz ürüne ve satış yapacağınız pazara oturup oturmadığı.
Aşağıdaki liste alıcı tarafından yazıldı. İthalatı sizin yaptığınızı, etikette sizin adınızın çıkabileceğini ve bir gün kendi otoritenizin tedarikçinize değil size ne sattığınızı soracağını varsayıyor.
Bir şey istemeden önce hedef pazarı söyleyin
Evrensel bir belge paketi yok. Bir otorite için hazırlanmış dosya başka bir otoritenin istediği dosya olmuyor; gereklilikler ürünün sınıflandırmasına, pazara, bazen kutuda yazan kullanım amacına göre değişiyor.
Bu yüzden tedarikçiye gidecek ilk mesaj sertifikalarınızı gönderin değil. Şu pazara ithalat yapıyorum, şu sınıflandırmayı kullanmayı bekliyorum, bu belgelerden hangileri elinizde var olmalı. Bu sorunun cevabı verilebilir. Diğeri kimseye cevap vermeyen bir klasör üretiyor.
Uygunluk belgeleri
Ürün AB pazarına tıbbi cihaz olarak sürülüyorsa ortada onaylanmış kuruluşun düzenlediği bir sertifika vardır ve ambalajdaki CE işaretinin yanında o kuruluşun dört haneli numarası bulunur. Üç şey isteyin: sertifikanın kendisi, numara ve kapsam. Atlanan kısım kapsam oluyor. Başka bir ürün ailesini kapsayan geçerli bir sertifika sizin siparişinizi kapsamıyor.
Sertifikanın hangi mevzuata atıf yaptığına ve geçerlilik tarihine bakın. Yürürlükten kalkmış bir çerçeveye göre düzenlenmiş belge güncelin yerine geçmez; sözleşmenin ortasında süresi dolan bir sertifika da tedarikçinin değil sizin sorununuz olur.
Bildirim ve kayıt belgeleri
Ürünün kozmetik olarak düzenlendiği yerlerde yol genelde onay değil bildirim. AB'de bu, AB'de yerleşik bir sorumlu kişinin yaptığı bildirim demek. Türkiye'de Sağlık Bakanlığı'na ulusal takip sistemi üzerinden yapılan kayıt demek. Başka pazarlar kendi kayıt düzenlerini, kendi sertifikaları ve geçerlilik süreleriyle işletiyor.
Neyin var olduğunu, kimin adına olduğunu ve devredilip devredilmediğini sorun. Üretici adına yapılmış bir bildirim başka bir pazardaki ithalatçıyı kendiliğinden kapsamıyor; kaydın sizin adınıza olması ise genelde yükümlülüğün de sizin adınıza olması anlamına geliyor.
Güvenlik değerlendirmesi ve ürün dosyası
Bildirimin arkasında asıl iş duruyor: yetkin bir değerlendiricinin imzaladığı güvenlik değerlendirmesi, ürün bilgi dosyası ya da teknik dosya, bileşen belgeleri ve değerlendirmenin dayandığı test raporları.
Dosyanın tamamı size her zaman verilmez ve teknik dosyayı bütünüyle paylaşmayan bir üretici mutlaka bir şey saklıyor değildir. Makul olarak isteyebileceğiniz şey, dosyanın var olduğunun teyidi, kimin hazırladığı, en son ne zaman gözden geçirildiği ve otorite istediğinde sunulacağı. Bu dört noktanın dördünde de cevap bulanıksa, sinyaliniz odur.
Kalite sistemi ve parti izlenebilirliği
Günlük güvenilirlik burada yaşıyor ve çerçeveletilmiş bir sertifikadan daha çok işe yarıyor.
- Kalite yönetim sistemi. Üreticinin sistemi hangi standarda göre, kim tarafından belgelendirilmiş, sorun. Kozmetik üretimi genelde iyi üretim uygulamalarına göre denetleniyor, cihaz üretimi ise cihaz kalite sistemi standardına göre. Sertifikayı isteyin ve diğer belgelerde olduğu gibi kapsamını okuyun.
- Parti kodu. Her birim, üretim kaydına geri götüren bir parti kodu taşımalı. Kodun nasıl göründüğünü ve nereye basıldığını sorun.
- Parti kayıtları ve analiz. Parti başına analiz sertifikası düzenleniyor mu, içinde neler raporlanıyor, sorun.
- Şahit numune. Her partiden numune saklanıyor mu, ne kadar süreyle? İki yıl sonra bir müşteri şikâyeti geldiğinde tek kontrol imkânı saklanan numunedir.
- Raf ömrü ve tarih işaretlemesi. Raf ömrünün nasıl belirlendiğini ve tarihin ambalajda nasıl göründüğünü sorun; pazarlar neyin gösterileceği konusunda birbirinden ayrılıyor.
Ambalaj ve etiket uyumu
İthalatı takılmaya götüren şey çoğu zaman formülasyon değil etiket oluyor. Pazarınız için baskıya hazır etiket dosyasını isteyin ve yerel kurallarla karşılaştırarak okuyun: zorunlu ifadeler, dil sürümleri, bileşen beyanı, parti ve tarih alanları, ambalajda görünmesi gereken ad ve adres, pazarınızın beklediği semboller.
Bu tasarımı kimin hazırladığını ve kimin onayladığını yazılı olarak netleştirin. Tasarımı siz veriyorsanız ve üretici yalnızca basıyorsa, orada yazanların sorumluluğu sessizce size geçmiş olur.
Belge toplamak değil belge okumak
Üç kontrol sorunların çoğunu yakalıyor. Belgedeki ürün adı teklifteki ürünle aynı mı? Belge güncel mi, üzerinde görebildiğiniz bir tarih ve geçerlilik süresi var mı? Düzenleyen kuruluş gerçekten var mı ve bunu bağımsız olarak doğrulayabiliyor musunuz?
Bu soruları sakin biçimde cevaplayıp size özel belgeler gönderen tedarikçiyle çalışmak, bir dakika içinde otuz taranmış sayfa yollayandan kolaydır. İkinci cevap genelde paketin başkası için hazırlandığı anlamına gelir.
Sabit bir paket yayımlamak yerine belge setini pazara göre hazırlıyoruz, çünkü doğru cevap nereye ithalat yaptığınıza bağlı. Üretim ve belge düzenimiz kalite sayfasında; güncel kopyalar distribütörlük formu üzerinden başvuranlara gidiyor.
